dokumenty

Dlaczego warto dbać o archiwizowanie dokumentów

 

Poszukiwanie ważnego dokumentu w niekończącym się stosie kartek jest frustrujące i czasochłonne. Jeszcze gorsze – również w skutkach – jest jednak zagubienie rozliczenia sprzed kilku lat, którego obejrzenia domaga się kontroler skarbowy. Jak ustrzec się takich sytuacji? Wystarczy zaopatrzyć się w pudła archiwizacyjne.

Wygodne archiwizowanie i transport

Zdecydowaną większość dokumentów przychodzących do firmy stanowią faktury, umowy lub zlecenia, którymi najczęściej przestajemy się zajmować, gdy tylko zostaną zrealizowane. Wiele dokumentów musimy jednak archiwizować, aby móc je przedstawić w razie kontroli inspektora z urzędu skarbowego lub innej instytucji. Czas przechowywania dokumentacji jest długi, ponieważ wynosi aż pięć lat, a w niektórych przypadkach nawet jeszcze więcej. Co zatem zrobić z dokumentami, aby ich nadmierna liczba nie paraliżowała pracy w firmie? I jak uzyskać pewność, że żaden z nich nie zagubi się, ani nie wygniecie?

Skutecznym sposobem składowania oraz zabezpieczania dokumentów jest przechowywanie ich w specjalnych kartonach wykonanych z wytrzymałej tektury. Pudła archiwizacyjne, bo o nich mowa, umożliwią nie tylko archiwizowanie ważnych dokumentów w jednym miejscu, ale również ich sprawny transport. Jeżeli firma zmieni swoją siedzibę, nie będziemy musieli się obawiać, że podczas przeprowadzki w starych fakturach, PIT-ach czy innych rozliczeniach zapanuje nieład. Co więcej, nie trzeba będzie pamiętać o pakowaniu najważniejszych dokumentów – wystarczy, że chwycimy zapełniony kartkami karton i przeniesiemy go do samochodu. Składowanie dokumentów w specjalnych pojemnikach ma więc zalety, które docenimy nie tylko podczas wizyty kontrolera, ale również w trakcie przeprowadzki czy też codziennej pracy w biurze. Wszystkie artykuły potrzebne do przechowywania dokumentów znajdziecie tutaj

Które pudło wybrać?

Pudła archiwizacyjne występują w wielu różnych wariantach, więc z pewnością znajdziemy rodzaj odpowiadający naszym oczekiwaniom. Możemy kupić pudełko klapowe, do którego łatwo wsuniemy dokumenty archiwizacja dokumentówpo otwarciu górnej klapki lub kartonowy kontener o tradycyjnym kształcie. Zawartość każdego z nich bez trudu opiszemy w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu, możemy też użyć kolorowych naklejek, by od razu wiedzieć, jaka kategoria dokumentów kryje się w danym pudle. Jeżeli chcemy uzyskać jeszcze większy porządek w dokumentach, to warto zaopatrzyć się w specjalne pudła na segregatory, które możemy układać jedno na drugim, oszczędzając przy tym miejsce. Taka forma archiwizacji zapewni też podwójną ochronę dokumentacji przed wygnieceniem oraz zagubieniem. Istnieją także duże pudła archiwizacyjne, w których można przechowywać nie tylko dokumenty, ale również czasopisma oraz materiały reklamowe – sprawdzą się one m.in. w przypadku pracowników działu marketingu.

 

Zakup odpowiednich pojemników do przechowywania dokumentów to nie tylko wygoda, ale i większy spokój, ponieważ dzięki nim unikniemy nerwowego wertowania całej dokumentacji w poszukiwaniu jednej kartki. Tym samym zaś zwiększymy efektywność pracy, ponieważ będziemy mogli skupić uwagę na bardziej konstruktywnych i ciekawszych zajęciach.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *