Okres archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentów jest bardzo ważna dla każdej instytucji i przedsiębiorstwa. Wszelkie dokumenty muszą być odpowiednio zabezpieczone, skatalogowane oraz sklasyfikowane. Jak długo należy archiwizować dokumenty? Jaki jest okres archiwizowania dokumentów  poszczególnych kategorii?

Na czym polega archiwizacja?

Słowo archiwizacja jest często używane zamiennie z przechowywaniem. Jednak tak naprawdę archiwizacja jest pojęciem o wiele szerszym, gdyż obejmuje między innymi: przechowywania dokumentacji, katalogowanie jej, zabezpieczenie przed zniszczeniem, klasyfikowanie oraz przekazywanie do archiwów państwowych lub do brakowania (niszczenia) – w zależności od tego, jaką posiadają one kategorię. Wszelkie informacje dotyczące archiwizacji dokumentów można znaleźć w akcie prawnym, jakim jest Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku – o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz 173 z późn. zm.).

Gdzie powinny być archiwizowane dokumenty?

Dokumenty archiwizowane są na początku w archiwach zakładowych lub w składnicach akt. Kiedy mija początkowy okres archiwizacji w miejscu wytworzenia dokumentów, zostają one przekazane do odpowiedniej instytucji. Dokumenty, których okres archiwizacji jest wieczysty, czyli takie które przechowuje się przez cały czas są przekazywane do najbliższego oddziału Archiwum Państwowego. Akta przeznaczone do zniszczenia przekazywane są najczęściej do firm zajmujących się utylizacją dokumentów oraz nośników danych (np. płyt CD, dyski, pamięci przenośne).

Jaki jest okres archiwizacji dokumentów?

Okres archiwizacji dokumentów zależy w głównej mierze od tego, do jakiej kategorii zostały zakwalifikowane. W archiwistyce wyróżnia się dwie główne kategorie dokumentów „A” i „B”, z czego kategoria „B” dzieli się na podkategorie: „BC” i „BE”.

W zależności od kategorii dokumenty archiwizuje się przez wskazany niżej okres:

kategoria „A” – są to bardzo ważne dokumenty o znaczeniu historycznym, a także wszelkie dokumenty dotyczące nieruchomości (np. księgi wieczyste), a także ważniejsze dokumenty przedsiębiorstw (np. dokumenty związane z powołaniem spółek). Dokumenty zakwalifikowane do kategorii „A” przechowuje się wieczyście, nigdy się ich nie niszczy;

kategoria „B” – są to dokumenty, które mają czasowe znacznie praktyczne. Okres ich archiwizacji oznaczają cyfry arabskie umieszczone przy oznaczeniu kategorii. W zależności od ważności dokumenty oznaczone kategorią „B” przechowuje się 5, 10, 20 lub 50 lat.

kategoria „BC” – tak oznacza się akta o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym (są to najkrócej przechowywane dokumenty);

kategoria „BE” – tak oznaczane są dokumenty, których okres archiwizacji może ostatecznie ulec zmianie. W celu określenia czy okres archiwizacji uległ zmianie konieczne jest wykonanie specjalnej ekspertyzy, którą muszą wykonać pracownicy Archiwum Państwowego. W czasie ekspertyzy określane jest, czy akta będą przekazane do brakowania (niszczenia), czy mają jeszcze pozostać w archiwum zakładowym, czy też mają zostać przekazane do najbliższego oddziału Archiwum Państwowego.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *