segregacja dokumentów

Segregacja dokumentów – dobry nawyk

 

Utrzymanie porządku w biurze to konieczność, lecz zarazem nie lada wyzwanie. Szczególnie, jeśli dotyczy sekretarki, która codziennie odbiera kilkadziesiąt listów oraz uczestniczy w obiegu faktur, zamówień i innych dokumentów krążących po firmie. Jak w tej sytuacji zachować porządek? Wystarczy wyposażyć biuro w praktyczne pojemniki na dokumenty.

Umowy, zlecenia czy foldery reklamowe?

Do obowiązków sekretarki należy rozdzielanie dokumentacji oraz archiwizowanie pism, z których wiele powinno być przechowywanych w firmie przez kilka lat, a nawet jeszcze dłużej. System segregacji dokumentów musi być spójny i na tyle transparentny, by w razie choroby pracownika, ktoś inny mógł szybko odnaleźć potrzebną fakturę lub umowę. Zazwyczaj dokumenty są przechowywane na półkach, w opisanych segregatorach, które różnią się nie tylko zawartością, ale i kolorami – dzięki temu można łatwo odnaleźć w szafce niezbędne materiały. Czasami jednak segregatory mogą nie wystarczyć. Dzieje się tak choćby wtedy, gdy magazynujemy grube foldery reklamowe konkurencyjnych firm, wzory plakatów reklamowych lub specjalistyczne czasopisma. W takich sytuacjach warto wybrać inne pojemniki na dokumenty, na przykład specjalne zestawy szufladek na biurko lub kartonowe pojemniki na czasopisma oraz katalogi.

Nie tylko na biurku i w szafce

segregacja dokumentów

Dokumenty są zazwyczaj magazynowane na półkach, a częściowo bezpośrednio na biurku pracownika, np. w przezroczystych pojemnikach z kilkoma wysuwanymi półeczkami. Warto jednak rozważyć, czy przydatne nie okażą się także pojemniki na dokumenty zawieszane na ścianach biura. Przykładem jednego z nich jest stojak naścienny z przegródkami, w którym wyeksponujemy katalogi reklamowe, oferty lub czasopisma. Wystarczy zawiesić go na odpowiedniej wysokości, by swoim wyglądem zachęcał klientów odwiedzających biuro do zapoznania się z pełnym asortymentem firmy. Takie stojaki to także wygodny sposób gromadzenia materiałów, z których korzystają pracownicy z różnych działów. Wystarczy go zawiesić w hallu lub przy recepcji, aby każdy miał do nich łatwy dostęp.

Na ścianie nad biurkiem sekretarki możemy też zamontować sortery na dokumenty, które umożliwią rozdzielenie faktur i reklamacji z krótkim terminem ważności. Dzięki nim pracownik będzie miał w zasięgu ręki uporządkowane dokumenty i nie będzie musiał ich szukać w poszczególnych segregatorach. Wiele znajdziesz na http://www.pasazbiurowy.pl/pojemniki-na-dokumenty-13179-k

Segregacja dokumentów to niewątpliwie dobry nawyk, jeśli dotyczy domowych rachunków, lecz konieczność w przypadku faktur, zamówień i dokumentów firmowych. Warto więc wybrać takie pojemniki, które umożliwią łatwe składowanie, a w razie potrzeby również szybkie odnalezienie potrzebnych pism.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *